SaaSと呼ばれるサービスの多くは、契約者のデータを提供会社側のサーバーやデータベースにまとめて保管します。便利な一方で、「解約したらデータはどうなるのか」「サービスが終了したら記録が消えてしまうのではないか」という不安を感じたことのある方も多いのではないでしょうか。
経費ログは、この点で少し違う設計を選んでいます。経費データは経費ログ側のサーバーに溜め込むのではなく、お客様自身のGoogleスプレッドシートにそのまま記録される仕組みになっています。
よくあるSaaSのデータ保管との違い
一般的なSaaSでは、次のような流れでデータが扱われます。
- 利用者がアプリに情報を入力する
- 情報は提供会社のサーバー内のデータベースに保存される
- 利用者は、アプリの画面を通してしかそのデータを見られない
この仕組み自体は珍しいものではありませんが、データが「提供会社の中」に閉じているという点で、いくつかの制約が生まれます。乗り換えたいときのエクスポートのしやすさや、サービスが終了したときの記録の行方などです。
経費ログの設計：データの置き場所は、お客様のGoogleドライブ
経費ログでは、経費の記録先として、契約時にお客様自身のGoogleアカウントで作成したスプレッドシートを使います。領収書の画像もお客様のGoogleドライブに保存されます。アプリはそのスプレッドシートを読み書きする「窓口」として機能する、という位置づけです。
この設計には、次のような特徴があります。
いつでも中身を直接確認できる
Googleスプレッドシートを直接開けば、経費ログを経由せずとも記録されている内容をそのまま確認できます。特別なエクスポート作業をしなくても、データは常に見える場所にあります。
万が一サービスが終了しても、記録は手元に残る
仮に将来経費ログの提供が終了したとしても、データそのものはお客様のGoogleアカウントの中に残り続けます。アプリという「窓口」がなくなるだけで、記録自体が消えることはありません。
他のツールとの連携がしやすい
スプレッドシートに直接データがあるということは、GoogleのApps ScriptやBIツールなど、他のツールと組み合わせて自由に活用できるということでもあります。
アクセス権限の考え方
「自分のスプレッドシートに保存される」と聞くと、逆に「メンバー全員がスプレッドシートを直接触れてしまうのでは」と心配になるかもしれません。経費ログでは、メンバーがスプレッドシートへ直接アクセスする必要がないよう、サーバー側が代理でシートを読み書きする方式を採っています。メンバーは経費ログのアプリ画面だけを使い、管理者だけがスプレッドシートの実体を管理する、という役割分担です。
まとめ
データを自社サーバーに囲い込むのではなく、お客様のGoogleアカウントの中に置いておく。この設計は、経費ログを低価格で提供できている理由の一つでもあり、同時に「いつでも自分のデータを自分で確認・管理できる」という安心感にもつながっています。
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