経費管理は「部門別・プロジェクト別」で見ると景色が変わる｜カスタムフラグの使い方

経費管理というと、「レシートを溜めずに登録する」「勘定科目を正しく振り分ける」といった記録の正確さに意識が向きがちです。もちろんそれも大事なのですが、記録したデータを実際に経営や業務改善に活かすには、もう一段階先の視点が必要です。

それが、部門別・プロジェクト別に費目の推移や中身を確認できるようにしておくことです。

なぜ「全体の合計」だけでは足りないのか

経費の合計額や勘定科目ごとの内訳が分かっても、それだけでは次のような問いには答えられません。

全社の合計だけを見ていると、「増えた・減った」は分かっても「なぜ」が見えません。部門やプロジェクトという軸を経費データに持たせておいて初めて、費目の推移や中身を追いかけられるようになります。

考え方としては、経費1件ごとに「勘定科目」とは別の軸のタグを付けておくことに尽きます。勘定科目が「何に使ったか（会議費・旅費交通費など）」を表すのに対して、部門・プロジェクトのタグは「どの単位の活動で使ったか」を表す、もう1つの分類です。

この2軸を掛け合わせられれば、

といった、経営判断に直結する切り口で経費を見返せるようになります。

経費ログには、勘定科目とは別にカスタムフラグという自由記述のタグを経費ごとに付けられる機能があります。

設定タブから、管理者が「東京支店」「大阪支店」「プロジェクトA」のように好きな名前のフラグをいくつでも登録できます。
メンバーが経費を登録する際、勘定科目と一緒に該当するフラグを選ぶだけ（任意項目なので、使わない経費は空欄でも構いません）。
一覧タブでは、フラグで絞り込んで表示でき、絞り込んだ状態での合計金額がその場で表示されます。「プロジェクトAだけ」「東京支店だけ」を選べば、その単位での経費実績とレシートの中身をすぐに確認できます。
CSVエクスポートにもフラグの列が含まれるので、Excelやスプレッドシート側でさらに詳しい集計をしたい場合にも活用できます。

特別な設定や追加料金なしで使える機能なので、思いついたタイミングでフラグを増やしていく運用がしやすいのも特徴です。プロジェクトが発足したらその場でフラグを1つ追加する、といった柔軟さがあります。

部門別・プロジェクト別の管理を始めるときにありがちなのが、「最初に完璧な分類を決めなければ」と身構えてしまうことです。しかしフラグは自由記述で後からいくらでも追加できるので、

というように、完璧を目指さず、必要になった順に増やしていくのが続けやすい運用です。

経費管理は、記録して終わりではなく「振り返って使える形にしておく」ところまでが本番です。勘定科目という縦軸に加えて、部門・プロジェクトという横軸を持たせておくことで、費目の推移や中身を必要な単位でいつでも確認できるようになります。

経費ログのカスタムフラグ機能を使えば、追加費用なしで今日からこの運用を始められます。まずは今動いているプロジェクトや部門を1つ、フラグとして登録してみてはいかがでしょうか。クレカ登録不要の2週間トライアルもご用意しています。